Atendendo ao período do ano em que nos encontramos a vida societária das empresas encontra-se sujeita a obrigações anuais tais como o processo de aprovação de contas.
Este processo, de forma resumida, consiste no seguinte:
- Dever de relatar e apresentar contas;
Por norma, o relatório de gestão, as contas do exercício e demais documentos devem ser apresentados ao órgão competente e por este apreciados no prazo de três meses a contar da data do encerramento de cada exercício anual, ou seja, até dia 31 de Março de 2024.
Não sendo obrigatório, regra geral, o exercício anual corresponde ao ano civil completo.
- Convocação Assembleia Geral;
A Assembleia Geral de aprovação de contas deve ser convocada por qualquer um dos gerentes e deve ser feita por meio de carta registada, expedida com a antecedência mínima de quinze dias, a não ser que a lei e o contrato de sociedade exijam outras formalidade ou prazo mais longo, sendo que o relatório de gestão e os documentos de prestação de contas devem ser disponibilizados aos sócios, na sede da sociedade, a partir do dia em que seja expedida a convocação para a Assembleia (no caso das sociedades por quotas).
Já no que diz respeito às sociedades anónimas, a assembleia geral é convocada pelo presidente da mesa, salvo exceções previstas. De notar que a convocatória deve ser publicada, a não ser quando sejam nominativas todas as ações da sociedade, podendo substituir-se as publicações por cartas registadas, ou, em relação aos acionistas que comuniquem previamente o seu consentimento, por correio eletrónico com recibo de leitura. Ora, entre a última divulgação e a data da reunião da assembleia deve mediar, pelo menos, um mês, devendo mediar, entre a expedição das cartas registadas ou mensagens de correio referidas acima e data da reunião, pelo menos, vinte uns dias. Por fim, durante os quinze dias anteriores à data da assembleia geral devem ser facultados à consulta dos acionistas na sede da sociedade os documentos referidos no ponto 5).
- Falta de apresentação de contas;
Se o relatório de gestão, as contas do exercício e demais documentos de prestação de contas não forem apresentadas nos dois meses subsequentes ao termo do prazo fixado (três meses a contada da data do encerramento de cada exercício anual), pode qualquer sócio requerer ao tribunal que se proceda ao inquérito.
- Recusa de aprovação de contas;
Não sendo aprovada a proposta dos membros da administração/gerência relativa à aprovação de contas, deve a assembleia geral deliberar motivadamente que se proceda à elaboração total das novas contas ou à reforma, em pontos concretos, das apresentadas.
- Prestação de contas;
A informação respeitante às contas de exercício e aos demais documentos de prestação contas, devidamente aprovados, está sujeita a registo comercial, nos termos da lei respetiva.
A sociedade deve disponibilizar aos interessados, sem encargos, no respetivo sítio da Internet, quando exista, e na sua sede cópia integral dos seguintes documentos:
- Relatório de Gestão;
- Relatório sobre a estrutura e as práticas de governo societário, quando não faça parte integrante do documento referido na alínea anterior;
- Certificação legal de contas;
- Parecer do órgão de fiscalização, quando exista.
A apresentação do registo da prestação de contas faz-se com a entrega do IES (Informação Empresarial Simplificada), por norma, é efetuada até ao 15.º (décimo quinto) dia do sétimo mês posterior à data do encerramento do exercício anual.
- Consequências.
Para além da consequência referida no ponto 2), o não cumprimento dos prazos pode resultar na impossibilidade de distribuição de dividendos aos sócios e, ainda na recusa de registos na Conservatória do Registo Comercial até ao suprimento da deficiência, que é o depósito legal das contas.
A CRS conta com uma equipa especializada nesta área estando disponível para esclarecimentos adicionais caso seja necessário,
Raquel Roque Galinha,
Sócia
Rui Figueiredo Marcos,
Advogado Associado
